Sertifikat tanah memang tidak punya tanggal kedaluwarsa, tetapi itu bukan alasan untuk membiarkannya terus dipakai tanpa pembaruan. Dokumen ini justru harus segera diganti ketika kondisi fisik atau data di dalamnya sudah tidak lagi sesuai dengan keadaan terbaru.
Masalahnya, banyak pemilik tanah masih mengira sertifikat bisa dibiarkan selama bertahun-tahun tanpa dicek. Padahal, pembaruan penting untuk menjaga kepastian hukum dan mencegah sengketa saat tanah akan dijual, dibalik nama, dijadikan agunan, atau dipakai dalam urusan hukum.
Kapan sertifikat perlu diganti
Ketentuan penggantian sertifikat mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Dalam aturan itu, sertifikat pengganti dapat diterbitkan jika dokumen rusak, hilang, masih memakai blanko lama yang tidak berlaku, atau tidak diserahkan kepada pembeli lelang dalam pelaksanaan lelang eksekusi.
Pembaruan juga dibutuhkan saat ada perubahan identitas pemegang hak, pemecahan atau penggabungan bidang tanah, perubahan status hak, hingga peralihan ke sertifikat elektronik. Semua itu dilakukan agar data pertanahan tetap akurat dan sinkron dengan kondisi di lapangan.
Jika sertifikat hilang, proses harus segera dimulai
Kehilangan sertifikat menjadi alasan paling umum untuk mengajukan sertifikat pengganti. Dokumen yang hilang berisiko disalahgunakan pihak lain jika tidak segera dilaporkan.
Pasal 59 ayat (1) PP Nomor 24 Tahun 1997 mewajibkan pemohon membuat pernyataan di bawah sumpah di hadapan kepala kantor pertanahan atau pejabat yang ditunjuk. Pemohon juga harus mengumumkan kehilangan tersebut satu kali di surat kabar harian setempat dengan biaya sendiri.
Setelah pengumuman, Kantor Pertanahan memberi masa tunggu 30 hari. Jika tidak ada keberatan yang sah, sertifikat pengganti dapat diterbitkan.
| Dokumen dan Biaya Umum untuk Sertifikat Hilang | Keterangan |
|---|---|
| Surat kehilangan | Dari kepolisian |
| Formulir permohonan | Wajib dilampirkan |
| Identitas diri | Fotokopi KTP atau identitas berlaku |
| Pernyataan kehilangan | Dibuat di bawah sumpah |
| Titik koordinat tanah | Perlu dicantumkan |
| Biaya penerbitan | Rp 50.000 untuk sertifikat pengganti |
| Biaya kutipan surat ukur | Rp 100.000 |
| Biaya pengambilan sumpah | Rp 200.000 |
Sertifikat rusak juga tidak boleh dibiarkan
Sertifikat yang sobek, terbakar, terendam banjir, memudar, atau kehilangan halaman juga perlu diganti. Jika isi dokumen sudah tidak terbaca jelas, proses administrasi bisa terhambat dan menimbulkan persoalan saat transaksi atau urusan perbankan.
Pasal 58 PP Nomor 24 Tahun 1997 menyebutkan sertifikat lama akan ditahan dan dimusnahkan oleh kantor pertanahan saat diganti. Langkah ini dilakukan agar tidak ada dua sertifikat yang berlaku untuk bidang tanah yang sama.
Dalam kondisi tertentu seperti banjir, longsor, atau kebakaran, tersedia mekanisme resmi untuk penggantian sertifikat yang rusak. Pemohon perlu membawa sertifikat asli yang rusak, fotokopi identitas diri, dan formulir permohonan, dengan estimasi layanan sekitar 19 hari kerja dan biaya Rp50.000 per sertifikat.
Perubahan data pemegang hak harus dicatat
Pembaruan sertifikat tidak hanya berlaku saat dokumen hilang atau rusak. Perubahan nama pemegang hak juga wajib dicatat, terutama jika terjadi jual beli, hibah, pewarisan, atau putusan pengadilan.
Dalam kondisi itu, Kantor Pertanahan akan melakukan balik nama agar identitas pemegang hak terbaru tercatat resmi dalam sistem pertanahan nasional. Aturan juga menyebut permohonan sertifikat pengganti hanya dapat diajukan oleh pihak yang namanya tercantum dalam buku tanah atau pihak yang memperoleh hak berdasarkan akta PPAT, kutipan risalah lelang, atau dokumen lain yang sah.
Jika pemegang hak telah meninggal dunia, ahli waris dapat mengajukan permohonan dengan melampirkan bukti sebagai ahli waris. Langkah ini penting untuk menjaga kepastian hukum atas data kepemilikan.
Saat tanah dipecah atau digabung, sertifikat lama tak lagi cukup
Pemecahan bidang tanah biasanya terjadi saat warisan dibagi atau sebagian lahan dijual. Dalam situasi itu, sertifikat lama tidak lagi mewakili kondisi bidang tanah yang sudah berubah.
Kantor pertanahan kemudian menerbitkan sertifikat baru untuk setiap bidang hasil pemecahan agar luas, batas, dan identitas tanah tetap sesuai dengan keadaan di lapangan. Hal yang sama berlaku saat beberapa bidang tanah digabung menjadi satu bidang yang lebih luas.
Perubahan status hak juga harus terlihat di sertifikat
Sertifikat perlu diganti ketika status hak atas tanah berubah, misalnya dari hak guna bangunan menjadi hak milik atau dari hak pakai menjadi hak milik sesuai ketentuan pertanahan. Setelah perubahan hak disetujui, kantor pertanahan akan menerbitkan sertifikat baru yang memuat status terbaru.
Penyesuaian ini penting karena setiap jenis hak memiliki karakteristik hukum, jangka waktu, dan kewenangan penggunaan yang berbeda. Tanpa pembaruan, dokumen bisa tidak lagi mencerminkan dasar hukum yang berlaku.
Digitalisasi membuat sertifikat lebih aman
Kementerian ATR/BPN terus mendorong penggunaan sertifikat elektronik untuk meningkatkan keamanan dokumen pertanahan. Sistem digital dinilai lebih aman karena mengurangi risiko kehilangan, pemalsuan, dan kerusakan fisik.
Data sertifikat elektronik tersimpan dalam sistem digital BPN, sehingga tidak rentan terhadap banjir, kebakaran, atau bencana lain yang dapat merusak arsip fisik. Transformasi ini menjadi bagian dari modernisasi layanan pertanahan agar administrasi lebih aman, efisien, dan transparan.
Sertifikat tanah memang tidak kedaluwarsa, tetapi pembaruan tetap perlu dilakukan setiap kali ada perubahan data, kondisi fisik, atau status hukum yang membuat dokumen lama tidak lagi sesuai dengan keadaan terbaru.